Dans l’organisation d’événements professionnels tels que les séminaires, conventions ou incentives, il est primordial de comprendre le cadre légal qui entoure les agences événementielles. Toutes ne disposent pas des mêmes habilitations, et cette distinction a des conséquences directes sur les services qu’elles peuvent légalement proposer.
En France, la réglementation est claire : toute entreprise qui vend ou propose des prestations incluant :
des transports,
des hébergements,
ou un forfait touristique (c’est-à-dire une combinaison d’au moins deux services touristiques comme transport + hébergement, ou hébergement + activité),
doit obligatoirement être immatriculée au registre des opérateurs de voyages et de séjours, géré par Atout France.
Cette immatriculation est une reconnaissance officielle de la capacité de l’agence à exercer en tant qu’opérateur de voyages, ce qui lui permet d’organiser des séminaires, conventions et incentives "tout compris" en toute légalité.
Pour obtenir cette immatriculation, une agence événementielle doit remplir plusieurs conditions strictes :
Fournir une garantie financière permettant d’assurer le remboursement des fonds versés par le client et la continuité des prestations en cas de défaillance,
Souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle couvrant les dommages matériels, corporels et immatériels,
Justifier de la compétence professionnelle d’un dirigeant ou d’un salarié qualifié dans le domaine,
Disposer d’un capital social minimum de 7 500 euros (pour les sociétés).
Grâce à cette immatriculation, l’agence est habilitée à vendre des prestations complètes et à prendre la pleine responsabilité juridique des services fournis, offrant ainsi une sécurité optimale à ses clients.
Une agence événementielle non immatriculée n’est pas autorisée à vendre des prestations touristiques, même si elle sous-traite ces services à d'autres professionnels. Elle peut uniquement proposer des prestations dites "sèches", telles que :
La location de salle,
La gestion logistique d’événements locaux,
L’animation et la coordination sur site,
Les prestations techniques (sonorisation, éclairage, décoration…).
Si une agence non immatriculée propose néanmoins un forfait touristique, elle s’expose à des sanctions juridiques : amendes, voire interdiction d’exercer.
Pour une entreprise ou une collectivité, bien choisir son agence événementielle est crucial. Pour l’organisation d’un séminaire, d’une convention ou d’un incentive qui implique des déplacements ou des nuitées, il est indispensable de travailler avec une agence immatriculée. Ce choix garantit :
la conformité légale,
la sécurité financière (remboursements possibles en cas de problème),
la protection des participants.
En revanche, pour des événements purement locaux ne nécessitant ni hébergement ni transport, une agence non immatriculée peut suffire à condition qu’elle respecte scrupuleusement le cadre réglementaire.
Prenons deux exemples :
Vous organisez un séminaire à Lisbonne avec vol, hôtel et activités : l’intervention d’une agence immatriculée est obligatoire.
Vous organisez une convention à Paris avec location de salle et prestation traiteur : une agence non immatriculée peut légalement gérer cet événement.
Avant de signer un contrat, demandez toujours à votre agence son numéro d’immatriculation, qui doit commencer par "IM". Vous pouvez ensuite vérifier sa validité en consultant le registre officiel disponible sur le site d’Atout France : registre-operateurs-de-voyages.atout-france.fr.
En conclusion, choisir une agence événementielle immatriculée est indispensable pour tout séminaire, convention ou incentive incluant des prestations touristiques. Cette vigilance protège votre entreprise contre les risques juridiques et assure le bon déroulement de votre événement.
Pour toute demande de voyage entreprise, séminaire en France et à l'étranger, n'hésitez pas à nous contacter au 04.65.84.60.05 - info@yellowwings.fr